La fiche spectacle comporte toutes les informations nécessaires à l’établissement du programme du théâtre. Elle sert à mettre en ligne pour les spectateurs le programme de vos spectacle et à établir les fiches sur les sites web des billetteries.
Toute création d’un nouveau spectacle est impérativement soumise à l’approbation du directeur du théâtre.
Pour pouvoir intervenir dessus, le metteur en scène (ou toute personne désignée pour rentrer les informations qu’on appelle un intervenant) doit disposer d’un compte valide sur le site web du théâtre et s’y connecter en entrant son identifiant et son mot de passe. Voir la page d’aide sur la façon de se connecter. Toutes les informations ne sont pas obligatoires. par exemple, si vous ne remplissez pas le champ « décor », aucun texte n’apparaîtra en ligne.
Il est essentiel que les informations de base nécessaires (salle, durée et distribution) soient rentrées avant que nous commencions à établir le programme, c’est-à-dire 4 à 5 semaines avant sa date de début. Ce temps est nécessaire en effet, pour que le directeur puisse faire ses choix, que l’équipe des programmeurs vérifient les incompatibilités diverses et saisissent les 4 à 500 représentations. Il faut ensuite les faire parvenir aux publications, établir les nouvelles fiches des billetteries ou modifier les existantes, et enfin publier en ligne sur le site web du théâtre le nouveau programme.
COMMENT y accéder ?
Elle est accessible depuis la liste des spectacles, en cliquant sur le nom du vôtre.
Dans la liste, vous trouvez également le nom de chaque intervenant autorisé pour chaque spectacle, ainsi que la colonne « Cycle », qui indique si votre spectacle fait partie de la thématique du programme en cours.
Pour sélectionner le spectacle : vous placez votre curseur de souris au dessus (il prend alors la forme d’une main), puis vous cliquez.
Une nouvelle page apparaît : c’est votre fiche spectacle.
Remplir la fiche
Le titre est entré par un des programmeurs au moment de la création de la fiche. En effet, comme il sert de référence, sa modification s’accompagne obligatoirement d’autres opérations dans la base de données. Merci donc de vous assurer que le titre que vous nous donnez soit le plus exact et le plus définitif possible au moment de sa création.
Ensuite viennent les champs « de » (rentrer l’auteur) et « Mise en scène » qui n’appellent pas de commentaires particulier.
La salle où le spectacle sera joué est importante, dans la mesure où elle intervient dans le calcul des incompatibilités entre spectacles (voir plus loin). Mais elle n’intervient pas dans les répétitions. Vous avez donc la possibilité de vous « replier » dans l’autre salle si les créneaux que vous visez sont déjà remplis et si l’espace est suffisant, bien sûr.
La durée est essentielle car elle permettra aux programmeurs de savoir si votre spectacle pourra être casé dans un créneau du type 18h30-20h30 par exemple ou non. Si vous ne la connaissez pas exactement, entrez une valeur estimée (de préférence « sur » que « sous »).
LES CHAMPS ACCROCHE, DESCRIPTIF et VIDEO
Ces textes permettent de faire la promotion du spectacle. Il ne faut y mentionner aucune date ni lieu ni site web, car ces informations seront refusées par les billetteries et de toutes façons affichées par ailleurs.
Le petit triangle situé en bas à droite d’une zone de texte sert à agrandir ou diminuer la zone pour la commodité de l’affichage.
L’accroche (obligatoire) est une définition rapide de votre spectacle limitée à 150 caractères.
Le descriptif (facultatif) est un texte plus complet, correspondant souvent avec la note d’intention du metteur en scène. Ne pas faire trop long, car ce ne sera pas lu ni reprendre l’accroche, car celle-ci sera publiée en même temps.
Enfin, la vidéo (facultative) est l’adresse d’une vidéo accessible sur le web (le plus souvent sur youtube) Cette vidéo ne doit comporter aucune sate, adresse ni site web sous peine d’être refusée par les billetteries.
LES CHAmps assistants, costumes, décors, lumières, musique, divers et distribution
Comme les précédents, ces champs vous permettront de définir ce que vous voulez voir apparaître en ligne sur le site du théâtre et dans la fiche de billetterie
Si un champ n’est pas rempli, rien n’apparaîtra.
Toutefois le terme « divers » ne sera jamais visible. Ce sera à vous de préciser son en-tête en le rentrant vous même, comme « combats réglés par : Edmond Saint-Michel », par exemple.
Cas particulier de la distribution :
Les comédiens sont rentrés prénom, puis nom et doivent impérativement être séparés par une virgule, puis un espace. Le prénom et le nom doivent également être séparés par un espace. De plus, la liste des comédiens doit être classée par ordre alphabétique des noms, voir l’image ci-contre.
Ne pas ajouter d’autre indication, comme les rôles, par exemple, qui ne sont pas prises en compte par certaines billetteries.
Pour éviter qu’un comédien soit pris en compte dans le calcul des incompatibilités, dans le cas d’une alternance par exemple, il faut insérer (sans espace) un astérisque juste avant son prénom.
LA ZONE INTERVENANTS
Dans cette zone, un intervenant peut en ajouter ou en supprimer un autre.
Un intervenant est toute personne disposant d’un compte actif sur le site du théâtre et qui a été associé à un spectacle lors de sa création. Il peut s’agir du metteur en scène, d’un assistant ou d’un membre de la distribution dont le compte aura été créé au préalable. Il aura alors le droit de modifier la fiche spectacle et de réserver des créneaux de répétition.
Rappelons que toute création d’un compte intervenant doit auparavant être approuvée par les animateurs du théâtre.
