La programmation du calendrier des représentations s’effectue en 5 phases :
Lors de la création du prochain programme, Jean-Luc Jeener et l’équipe qui l’assiste dans la création du programme auront besoin de connaître un certain nombre d’informations.
PHASE 1 : demande de participation
Cette phase démarrera lorsque vous recevrez un premier courriel pour vous informer, si votre spectacle est actif au théâtre du Nord-Ouest
Vous nous indiquez si vous souhaitez que votre spectacle y participe en cochant la case « Prochain Calendrier » dans votre fiche spectacle :
Ceci nous permettra de savoir à quels spectacles nous ouvrirons ensuite les grilles de disponibilités (phase 2 ci-dessous).
Au passage, si vous connaissez déjà la date de première ou de reprise souhaitée, vous pouvez l’ajouter dès maintenant, mais ce sera encore possible par la suite.
PHASE 2 : saisie des disponibilités
Nous vous demanderons ensuite par un autre mail de nous informer des dates et heures auxquelles vous aurez la possibilité de jouer un spectacle, ainsi que la date de première, si vous ne l’avez pas déjà saisie.
ATTENTION : Il ne s’agit pas de remplir pour chaque comédien ses disponibilités, mais au metteur en scène de donner les dates de représentations POSSIBLES, après concertations avec ses comédiens et synthèse. Et, bien sûr, toutes ne seront pas retenues, donc prévoyez large !
Ces informations doivent être fournies en remplissant directement une grille dans l’espace pro.
Comment faire pour remplir cette grille ?
Elle est accessible depuis votre fiche spectacle : un nouveau bouton « GRILLE DISPOS » est disponible, mais seulement durant la période de remplissage et si vous avez informé l’équipe de programmation que vous souhaitez figurer dans le prochain programme, en cochant la case « prochain calendrier ».
La grille de disponibilités rappelle un certain nombre d’informations essentielles pour créer le programme. Le champ « Cas particulier » est le même que celui qui apparait dans la zone « Demande » de la fiche spectacle. Il vous permet de saisir toute information supplémentaire qui n’y figurerait pas et serait nécessaire pour le programme, comme par exemple le nombre maximal de représentations que vous souhaitez faire ou une demande de groupage pour des raisons de distance.
Ce texte sera vu par Jean-Luc Jeener, directeur du théâtre, lorsqu’il fera la programmation. Merci donc d’être le plus clair et le plus concis possible.
Saisie des dates et heures de représentation
Vous pouvez constater que certaines heures apparaissent en gris. Ils s’agit d’heures de représentations qui ne sont pas disponibles car le TNO n’en prévoit pas l’après-midi durant la semaine. Toutefois nous les avons laissées visibles pour une meilleure lisibilité du tableau.
Et les dates et heures en dehors du calendrier sont elles aussi visibles en grisés. Nous les avons laissées pour que le tableau se présente avec une semaine commençant le lundi, alors que les semaines de spectacles vont traditionnellement du mercredi au mardi.
Pour sélectionner une date et une heure, rien de plus simple : vous placez votre curseur de souris au dessus (il prend alors la forme d’une main), puis vous cliquez.
Le créneau devient vert, ce qui signifie que vous l’avez sélectionné pour une de vos représentations. Ce n’est pas immédiat, car il faut le temps que votre navigateur recharge la page.
Vous vous êtes trompés ? Ce n’est pas la bonne date ni heure ? Pas de problème ! Vous re-cliquez dessus, il redevient blanc et cette date n’est plus sélectionnée.
Vous aurez donc à répéter cette simple opération autant de fois que vous souhaiterez avoir de dates et heures de représentation.
Si la durée de votre spectacle dépasse la durée d’un créneau (2 heures en général l’après-midi) ne saisissez que le premier des deux créneaux consécutifs qu’il utilisera. Mais si l’heure de début ne vous importe pas dans la journée, alors prenez-les tous.
La touche « IMPRIMER » crée un fichier au format PDF regroupant toutes les dates de disponibilité saisies.
Vous pouvez vous en servir pour la communiquer à vos comédiens pour une vérification.
Il est important de rappeler que la saisie de ces dates vous engage pour la suite du calendrier. Si vous vous désistez par la suite, l’équipe de programmation n’aura plus le temps de trouver un spectacle de remplacement.
Ceci entraînera dans la plupart des cas un « trou » dans la programmation avec en conséquence une perte financière pour le théâtre, dons les finances sont déjà mal en point.
PHASE 3 : Programmation
Vous serez alors avertis par un nouveau mail que les grilles de disponibilités sont clôturées, ce qui permettra de figer les informations de disponibilités et à Jean-Luc Jeener de faire ses choix.
Cette phase durera quelques jours, le temps pour les programmeurs de remplir la grille du calendrier, de vérifier que les spectacles ne sont pas incompatibles entre les salles pour cause de comédiens communs, que les durées sont compatibles avec les créneaux choisis etc. A ce titre il est très important qu’à ce stade, la durée et la distribution de votre fiche soient correctement renseignées, pour éviter par exemple de mettre un spectacle de 2h20 dans le créneau 18h30 – 20h30).
PHASE 4 : Vérification
Lorsque le directeur aura fini sa programmation, vous serez avertis et aurez la possibilité de vérifier que tout est correct en visualisant un calendrier provisoire.
Il sera accessible en cliquant sur le bouton rouge « CALENDRIER PROVISOIRE » situé en haut du calendrier de représentations accessible depuis l’espace pro seulement.
Après vous être assuré que toutes les dates conviennent vous pourrez cocher la case « Vérification » qui ne sera alors plus grisée. Cette procédure a pour but de s’assurer que le directeur n’a pas programmé une date de représentation incompatible avec vos disponibilités.
Trop d’intervenants la considèrent encore comme une opportunité de supprimer des disponibilités au dernier moment. C’est une pratique qui fait perdre de l’argent au théâtre car il est le plus souvent très difficile de trouver un autre spectacle en remplacement
PHASE 5 : Création des fiches et saisie des dates sur les sites de Billetteries
Un dernier mail vous précisera que la mise en ligne sur le site du TNO du calendrier a eu lieu, et que nous allons créer les fiches de billetteries. Ce site dispose de peu de personnel pour effectuer les validations et modifications des fiches. Or, nous leur demandons de publier sur leur site environ 50 spectacles pour plus de 400 créneaux de représentations par trimestre.
Il est donc essentiel qu’a ce stade votre fiche sur le site du TNO SOIT TOTALEMENT RENSEIGNÉE, car les informations qui y figurent à ce moment-là seront celles publiées sur les billetteries et ne pourront que très difficilement être modifiées par la suite, même si votre spectacle ne commencera qu’en fin de calendrier.
Ceci est également valable pour votre visuel (affiche ou flyer) qui devra alors avoir été téléchargé avant cette phase, en respectant quelques contraintes techniques, dont la plupart nous sont imposées par les billetteries. VOIR ICI LES INFORMATIONS pour votre visuel.