Comment fonctionne l’application de réservation des salles du TNO ?
Tout utilisateur du Théâtre du Nord-Ouest est censé avoir lu et respecter les principes de sa CHARTE DISPONIBLE ICI.
- Les comptes « intervenants » et les spectacles sont créés sur demande après accord de Jean-Luc Jeener et/ou Edith Garraud.
- Un nouvel intervenant doit obligatoirement être associé à un spectacle. Si c’est pour un spectacle déjà existant à la demande de son metteur en scène, un intervenant peut en associer un autre pour l’aider à gérer les répétitions (c’est en bas de la fiche spectacle dans le cadre « Intervenants »). Par exemple un MES peut associer un de ses comédiens ou un autre MES. Ce nouvel intervenant doit être déjà dans la liste. Sinon il faut faire la demande de création de son compte.
- Tous les intervenants d’un spectacle ont le droit… d’intervenir sur les créneaux de répétitions, c’est-à-dire de créer, modifier et effacer un créneau. Aucun autre intervenant ne peut « toucher » à un créneau ou un spectacle auquel il n’est pas associé.
- De plus, un intervenant doit remplir la fiche spectacle avec tous les éléments : MES, costumes, distribution etc.
- Il est essentiel que ces informations soient saisies dans le système avant la date de création du calendrier (soit un mois environ avant sa publication) pour permettre aux divers systèmes de vérifier la détection des spectacles incompatibles entre les deux salles et du non-recouvrement de deux représentations, au moment de la création par le directeur.
- Pour les informations nominatives, utilisez le format suivant : « prénom nom, prénom nom, prénom nom,… classés par ordre alphabétique des noms. C’est le format demandé par Billet Réduc pour intégrer chaque comédien dans sa base de données et par le théâtre pour faire fonctionner la détection des incompatibilités.
- Ne représentez pas les alternances de comédiens avec des « et » mais faites précéder leurs prénoms d’un astérisque (*) sans espace qui indiquera au programme de ne pas le prendre en compte dans les incompatibilités.
- Vous devez aussi associer un visuel, affiche ou flyer, que le public verra dans le programme en ligne sur le site du théâtre. Vous trouverez à la page « Documents et Informations » les informations techniques sur le format des fichiers et le logo correspondant à la charte graphique du TNO, que nous vous demandons d’intégrer à vos visuels.
- Pour les répétitions, il faut aller dans le planning de répétitions de la salle concernée et cliquer sur un créneau libre (en vert) pour le réserver.
- La période de réservation possible est de 3 semaines à l’avance. Chaque nuit à minuit, le jour suivant est dévoilé par le système. Pour une meilleure lisibilité du tableau, la semaine entière est montrée, mais il n’est pas possible de réserver au-delà du dernier jour dévoilé.
- Avant une représentation, il convient de laisser au moins une demi-heure pour l’installation du spectacle. Par exemple, un créneau de 15h devra se terminer à 18h et non 18h30 si une représentation le suit.
- Soyez fair-play ; pensez que de nombreux spectacles ont besoin de répéter dans les salles : ne réservez que ce dont vous êtes sûrs d’avoir besoin et libérez le plus rapidement possible les créneaux dont les répétitions se trouvent annulées.
- Pour lutter contre l’habitude de certains de réserver des créneaux sans être sûrs de les utiliser et les libérer ensuite au dernier moment, il n’est pas possible de libérer le créneau d’une journée, à partir de deux heures auparavant.
- Si vous constatez qu’un créneau est libre le jour même où le lendemain, ne pensez pas pour autant que vous pouvez disposer de la salle, sans autre forme de procès. Il vous faut avertir un des administrateurs auparavant, car il est nécessaire que nous connaissions quels spectacle répétait dans les lieux, pour des questions de responsabilité en cas d’accident, entre autres
- Soyez aussi avertis que le directeur du théâtre, Jean-Luc Jeener, se réserve le droit de venir répéter quand il le souhaite, avec un court préavis ou même sans préavis du tout. Consultez donc régulièrement le calendrier des répétitions pour vérifier que votre créneau est toujours valide. Si ce n’est plus le cas, sachez que vous pourrez en échange aller au local de l’Élan rue Saint-Maur.
- Les représentations ont systématiquement la priorité sur les répétitions qui ont été réservées au mêmes heures. Si une modification survient sur une représentation qui fait « écraser » un créneau que vous auriez réservé (par exemple un créneau libre à 18h30 entre les représentations de 16h30 et 20h30) vous n’en serez pas forcément avertis. A vous de vérifier que votre répétition ne tombe pas dans un créneau horaire de spectacle, particulièrement après la publication des programmes, aux heures des lectures et le week-end.
- Nous n’avons pas de « caissier ». Il faut donc vous organiser pour que, soit vous vous entendiez avec les comédiens habitués du spectacle se jouant à la même heure que vous dans l’autre salle, soit vous assuriez vous-même la caisse. Vous trouverez ici le mode d’emploi de la caisse.
- On ne crée pas de fiche spectacle pour une lecture, un été avec.. ou le printemps des poètes, il y en aurait trop et ce serait ingérable. On utilise le spectacle dédié « Lecture » ou « Printemps des poètes » pour ça et on ajoute les détails du style « de qui et par qui » dans le commentaire de la représentation au moment où on la crée.
- Il existe un compte utilisateur « lecture seule » (identifiant : TNO mdp : TNO75009 qui permet bien d’accéder à l’espace interne « intranet », mais seulement de voir le calendrier des répétitions et la liste des spectacles sans pouvoir changer quoi que ce soit. A transmettre à vos comédiens pour qu’ils puissent se mettre au courant des calendriers.
Évitez de saisir des numéros de téléphone ou des adresses mail dans les commentaires des créneaux de répétitions ou des fiches spectacles. C’est le meilleur moyen de vous retrouver saturé d’appels, de SMS ou de courriels commerciaux indésirables, Internet étant parcouru en permanence par des programmes-robots dont le but est de constituer des listes servant au démarchage.